企業(yè)做好工作流程管理對(duì)于提高運(yùn)營(yíng)效率、降低成本、優(yōu)化資源配置至關(guān)重要。要想做好工作流程管理，首先需要梳理企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，明確各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和操作步驟。要選擇適合企業(yè)需求的流程管理軟件，如流程自動(dòng)化工具、流程建模工具等，以幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)流程的自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理，提高工作效率和質(zhì)量。除此之外，還需要制定流程規(guī)范，建立相應(yīng)的監(jiān)控和評(píng)估機(jī)制，定期檢查和評(píng)估工作流程的實(shí)施情況和管理效果，不斷優(yōu)化和改進(jìn)工作流程。還需要從培訓(xùn)員工、推廣實(shí)施、優(yōu)化調(diào)整以及文檔記錄等多方面來(lái)做好工作流程管理，以幫助企業(yè)提高運(yùn)營(yíng)效率和客戶(hù)滿(mǎn)意度。
二、概述企業(yè)如何做好過(guò)程管理
目標(biāo)與資源相契合是計(jì)劃管理的結(jié)果。衡量計(jì)劃管理的好壞，在于資源是否能夠有效支撐目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。當(dāng)資源能夠支撐目標(biāo)時(shí)，計(jì)劃管理得以落實(shí)；若資源不足以支撐目標(biāo)或超過(guò)目標(biāo)所需，則可能陷入空想或資源浪費(fèi)的困境。無(wú)需過(guò)分關(guān)注企業(yè)目標(biāo)的大小，而應(yīng)關(guān)注是否有合適的資源來(lái)支撐。企業(yè)進(jìn)軍國(guó)際市場(chǎng)時(shí)，是否擁有國(guó)際人才、渠道及符合國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品至關(guān)重要。若無(wú)這些基礎(chǔ)，宏偉目標(biāo)也難以實(shí)現(xiàn)。
提高企業(yè)效率的關(guān)鍵在于流程管理，這要求改變傳統(tǒng)的管理習(xí)慣。第一，打破職能管理的局限性，讓各部門(mén)擺脫“自利取向”的思維，注重服務(wù)導(dǎo)向。第二，培養(yǎng)系統(tǒng)思維，以顧客和市場(chǎng)為導(dǎo)向，將企業(yè)的行為視為一個(gè)總流程上的流程集合，強(qiáng)調(diào)全過(guò)程的協(xié)調(diào)及目標(biāo)化。時(shí)間作為流程管理中最重要的標(biāo)準(zhǔn)之一，決定了我們需要系統(tǒng)地思考問(wèn)題。第三，形成績(jī)效導(dǎo)向的企業(yè)文化，這是流程管理的保障。管理層應(yīng)重視轉(zhuǎn)變員工觀(guān)念，激勵(lì)員工參與流程再造，重視員工的建議等。沒(méi)有這樣的文化氛圍，流程管理難以真正落實(shí)。
權(quán)力與責(zé)任在組織管理中需要平衡。遵循古典組織理論的基本原則，如指揮統(tǒng)一、管理幅度、分工和部門(mén)化，是實(shí)現(xiàn)組織管理平衡的關(guān)鍵。其中專(zhuān)業(yè)化與分權(quán)是解決權(quán)力與責(zé)任平衡的兩個(gè)重要條件。專(zhuān)業(yè)化能消除人們對(duì)權(quán)力的崇拜，解決服務(wù)意識(shí)、分享等問(wèn)題。而分權(quán)則是權(quán)力分配后不可收回的，很多人混淆分權(quán)與授權(quán)的界限，導(dǎo)致分權(quán)實(shí)施走樣。
企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力應(yīng)具備進(jìn)入多樣化市場(chǎng)的潛能，對(duì)顧客重視的價(jià)值作出關(guān)鍵貢獻(xiàn)，且是競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手難以模仿的能力。這些特性都反映出核心競(jìng)爭(zhēng)力的最關(guān)鍵要素是從顧客需求的角度定義。不符合顧客需求的能力不是核心競(jìng)爭(zhēng)力。為建立和培育核心競(jìng)爭(zhēng)力，企業(yè)必須站在戰(zhàn)略高度，審察經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)、資源和能力，觀(guān)察市場(chǎng)需求和技術(shù)趨勢(shì)。運(yùn)用創(chuàng)新精神和能力，識(shí)別核心競(jìng)爭(zhēng)力的發(fā)展方向，并界定構(gòu)成核心競(jìng)爭(zhēng)力的技術(shù)。
《福布斯》美國(guó)富豪排行榜上的英雄財(cái)富是逐步積累并可度量的。而中國(guó)富豪榜則多伴隨著傳奇故事，難以經(jīng)受理性推究。隨著福布斯中國(guó)富豪的落馬或不測(cè)風(fēng)云，人們開(kāi)始關(guān)注企業(yè)領(lǐng)袖而非單純財(cái)富。企業(yè)領(lǐng)袖代表民族精神方向和企業(yè)文化的根源。企業(yè)文化是企業(yè)的核心靈魂和本質(zhì)特征，隨著企業(yè)發(fā)展經(jīng)歷企業(yè)家文化、團(tuán)隊(duì)文化、企業(yè)文化等階段，最終形成競(jìng)爭(zhēng)性文化。企業(yè)文化管理需經(jīng)歷多個(gè)導(dǎo)向的過(guò)渡，確保企業(yè)逐步成長(zhǎng)。隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的加劇和國(guó)際化競(jìng)爭(zhēng)的挑戰(zhàn)，中國(guó)企業(yè)正在推動(dòng)企業(yè)文化向愿景導(dǎo)向的競(jìng)爭(zhēng)性文化轉(zhuǎn)型。流程管理是企業(yè)文化的體現(xiàn)之一，對(duì)于流程管理項(xiàng)目的推進(jìn)過(guò)程中需要考慮諸多問(wèn)題并尋求有效的解決策略以實(shí)現(xiàn)落地實(shí)施并帶來(lái)價(jià)值提升是至關(guān)重要的方面在于建立清晰的流程框架體系、梳理現(xiàn)有流程以及優(yōu)化改進(jìn)這三個(gè)核心環(huán)節(jié)的關(guān)鍵成功要素進(jìn)行分析總結(jié)。一、構(gòu)建流程框架
構(gòu)建流程框架是理清企業(yè)管理制度的必經(jīng)之路。從企業(yè)一級(jí)流程框架開(kāi)始，逐步細(xì)化分類(lèi)至二級(jí)、三級(jí)，直至形成完整的企業(yè)流程清單。這要求既能展現(xiàn)流程體系的完整性和邏輯關(guān)聯(lián)性，又要明確界定各流程間的邊界。企業(yè)的一級(jí)流程框架反映其整體業(yè)務(wù)模式，體現(xiàn)企業(yè)最高管理層對(duì)企業(yè)的整體認(rèn)識(shí)與戰(zhàn)略規(guī)劃。
企業(yè)的最高管理者承擔(dān)著制定并傳達(dá)企業(yè)戰(zhàn)略的重任，確保企業(yè)內(nèi)部各流程的緊密銜接。通過(guò)將企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)有機(jī)地組合在一起，可以形成一個(gè)完整的系統(tǒng)，從而保障戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)和整體效益的提升。在分類(lèi)分級(jí)的過(guò)程中，應(yīng)從管理需求的角度出發(fā)，對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行分類(lèi)。不同類(lèi)型業(yè)務(wù)的管理需求有所不同，因此需要設(shè)置不同的控制點(diǎn)，并積累相應(yīng)的知識(shí)經(jīng)驗(yàn)。
在設(shè)計(jì)流程清單時(shí)，應(yīng)考慮不同產(chǎn)品的分類(lèi)，設(shè)置相應(yīng)的流程。首先要實(shí)現(xiàn)管理的差異化，然后再進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化。切忌使用統(tǒng)一的流程來(lái)應(yīng)對(duì)所有類(lèi)型的業(yè)務(wù)。還需要考慮不同細(xì)化顆粒度對(duì)應(yīng)的應(yīng)用對(duì)象，使分解的各層級(jí)流程能夠?qū)?yīng)到特定的組織或崗位層級(jí)。流程清單的表現(xiàn)形式雖類(lèi)似樹(shù)狀逐級(jí)分解，但現(xiàn)實(shí)中的業(yè)務(wù)流程卻是網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，各類(lèi)業(yè)務(wù)相互影響、相互交織，共同構(gòu)成企業(yè)的整體系統(tǒng)。
二、流程梳理
完成流程框架的搭建后，接下來(lái)進(jìn)入具體的流程梳理環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)的兩個(gè)關(guān)鍵要素是建立流程文件描述標(biāo)準(zhǔn)模板和讓流程責(zé)任人成為責(zé)任中心。
建立流程文件描述標(biāo)準(zhǔn)模板時(shí)，需要充分考慮企業(yè)現(xiàn)有的文件管理習(xí)慣、已有的iso文件體系格式、以往的規(guī)章制度以及用戶(hù)對(duì)流程圖描述軟件的使用習(xí)慣等因素。還要根據(jù)不同的業(yè)務(wù)流程特性，制定簡(jiǎn)單的描述格式。例如，項(xiàng)目型運(yùn)作的業(yè)務(wù)可以采用wbs格式進(jìn)行梳理，強(qiáng)調(diào)運(yùn)作節(jié)拍的流程則需要加上時(shí)間軸等，以使復(fù)雜流程的描述更加直觀(guān)易懂。
在流程梳理工作開(kāi)始之初，就必須讓流程責(zé)任人承擔(dān)起責(zé)任中心的角色。因?yàn)榱鞒淌枪芾砗蜆I(yè)務(wù)的載體，流程梳理優(yōu)化是一個(gè)思考、體會(huì)和模擬運(yùn)作的過(guò)程。流程責(zé)任人需要構(gòu)建流程體現(xiàn)的管理思想和要求，評(píng)估判斷流程是否體現(xiàn)了其管理思想和要求，以及需要向什么方向進(jìn)行優(yōu)化。流程責(zé)任人還是流程運(yùn)作績(jī)效的負(fù)責(zé)人，需要通過(guò)建立基于流程的可衡量的績(jī)效指標(biāo)并設(shè)置改進(jìn)目標(biāo)，推動(dòng)業(yè)務(wù)的持續(xù)優(yōu)化。
三、流程優(yōu)化
流程優(yōu)化的重點(diǎn)在于目標(biāo)問(wèn)題導(dǎo)向和共識(shí)的形成。需要明確當(dāng)前存在的問(wèn)題和流程優(yōu)化的目標(biāo)，避免無(wú)目的的優(yōu)化。各方參與者對(duì)問(wèn)題和優(yōu)化方案的共識(shí)是后續(xù)流程推行落地的基礎(chǔ)。
必須通過(guò)有效的項(xiàng)目過(guò)程組織來(lái)主導(dǎo)和推進(jìn)流程優(yōu)化。這包括設(shè)置分步控制點(diǎn)、組織溝通會(huì)議以推動(dòng)共識(shí)的達(dá)成等，以避免流程優(yōu)化討論的多輪反復(fù)和陷入僵局。將流程優(yōu)化過(guò)程分為三步：第一步是通過(guò)對(duì)現(xiàn)狀問(wèn)題的調(diào)研總結(jié)，建立流程優(yōu)化框架；第二步是進(jìn)入具體流程的優(yōu)化；第三步是流程表單模板的優(yōu)化。在具體項(xiàng)目推進(jìn)上，可以以此三步設(shè)置關(guān)鍵里程碑，以有效地控制流程優(yōu)化項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)。
在流程優(yōu)化的整個(gè)過(guò)程中，需要組織大量的研討溝通會(huì)議。為了讓每次會(huì)議都有共識(shí)的形成和有效輸出，必須進(jìn)行有效的會(huì)議策劃和管理。作為整個(gè)項(xiàng)目推動(dòng)的流程管理部門(mén)和咨詢(xún)公司，在整個(gè)項(xiàng)目中一定要發(fā)揮項(xiàng)目管理者、推動(dòng)者和引導(dǎo)者的角色，為后續(xù)的流程實(shí)施推廣落地奠定基礎(chǔ)。整個(gè)流程梳理優(yōu)化項(xiàng)目的目標(biāo)不是形成厚厚的流程文件，而是讓企業(yè)各方人員逐漸形成面向流程思考、按照流程運(yùn)作的習(xí)慣。
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