一、全面而準確地理解現(xiàn)有業(yè)務流程
任何業(yè)務的開展都有其既定的流程，無論是線上還是線下。為了做好業(yè)務流程優(yōu)化，我們必須首先完整、準確地理解和把握現(xiàn)有業(yè)務流程的每一個環(huán)節(jié)。在這個過程中，不能僅憑理解或想象來繪制流程圖，而是需要與業(yè)務人員深入溝通，確保*限度地還原實際運作的業(yè)務流程，以免忽略核心環(huán)節(jié)。
二、結合互聯(lián)性和業(yè)務場景進行優(yōu)化設計
一提到互聯(lián)網(wǎng)，人們很容易聯(lián)想到“去中間化”。雖然“去中間化”確實是互聯(lián)網(wǎng)“鏈接”的一種體現(xiàn)，但在優(yōu)化業(yè)務流程時，我們不僅要考慮“去中間化”，還要考慮業(yè)務場景的合理性。優(yōu)化業(yè)務流程并不一定是縮減環(huán)節(jié)，有時甚至是增加環(huán)節(jié)。不同的業(yè)務、不同的公司都會有不同的流程。我們需要結合業(yè)務的實際需要，進行流程的優(yōu)化設計，而不是簡單地按照常態(tài)的業(yè)務流程設計方式去操作。
三、流程設計與組織設計的聯(lián)動考慮
流程型的組織設計有利于業(yè)務流程的設計與執(zhí)行，而功能型的組織設計可能會帶來較多問題。華為采用流程型的組織設計，其組織設計與流程設計是同步考慮、相互協(xié)調的。在業(yè)務流程的循環(huán)過程中，需要完成一系列的流程任務，這些任務分別由組織中的某些部門、某些人員承擔。我們在做流程優(yōu)化時，也需要考慮組織設計的優(yōu)化，兩者是相輔相成的。
四、設立流程專員并明確其職責
在建立了規(guī)范的流程后，如果沒有專門的人員負責，流程的貫徹和優(yōu)化效果是無法保證的。管理流程的核心在于企業(yè)中需要有人負責流程這個事情，能夠督促業(yè)務部門貫徹流程，當業(yè)務變更時，流程也能及時變更。流程專員就是承擔這一職責的重要角色。他們需要承擔規(guī)劃本單位的流程體系、推動建立或優(yōu)化跨部門的業(yè)務流程、組織流程培訓和一系列其他工作。要做好這些工作，流程專員需要扮演不同的角色，包括建筑師、外交家、傳教士、領導者、發(fā)言人和主人翁等。
五、基于流程的績效考核
流程管理如果缺乏考核導向的牽引與配合，推進的難度會很大。為了解決這個問題，必須將績效考核引入流程管理體系。基于流程的績效考核主要包括時間指標、成本指標、質量指標和風險指標。通過這四方面的關鍵指標，企業(yè)可以量化地管理業(yè)務流程，隨時掌握內部的經(jīng)營狀況，并透過一系列表象發(fā)現(xiàn)企業(yè)實際運行狀況的因果關系。
六、理順流程管理中的幾張“皮”
流程管理中可能會存在各種復雜的關系和因素，我們需要理清這些關系，使流程更加順暢和高效。這需要我們深入理解和分析流程中的每一個環(huán)節(jié)，找出存在的問題和瓶頸，并采取相應的措施進行改進和優(yōu)化。我們還需要不斷地學習和探索新的流程管理方法和工具，以適應不斷變化的市場和業(yè)務環(huán)境。許多企業(yè)建立了覆蓋人力、設備、工作環(huán)境等多個領域的ISO9001管理體系，但這一體系并非企業(yè)管理的全部內容。企業(yè)還會根據(jù)實際需求建立諸如內控體系、供應鏈管理體系和設備維護管理體系等。為了不斷提高競爭力，企業(yè)會持續(xù)引入新的管理理念和方法，這些理念的引入和實施通常通過項目實施的形式進行，項目結束后會留下新的管理流程。
實際上，無論企業(yè)建立了多少種管理理念和管理體系，其業(yè)務流程只能有一套。企業(yè)的業(yè)務人員只需嚴格按照這套流程操作，就能滿足所有管理體系的要求。這就像多張“皮”最終應合為一張“皮”。企業(yè)內部需要實現(xiàn)三個統(tǒng)一：建立統(tǒng)一的信息化的業(yè)務流程管理平臺，采用統(tǒng)一的信息化業(yè)務流程描述語言，設立統(tǒng)一的業(yè)務流程管理部門。
一、流程優(yōu)化及其重要性
流程優(yōu)化是指隨著企業(yè)的發(fā)展，不斷對業(yè)務進行更新和完善，包括產(chǎn)品質量、產(chǎn)品性能及服務等方面的優(yōu)化。企業(yè)要想在市場上保持競爭力，必須進行流程優(yōu)化。
二、企業(yè)流程不優(yōu)化的后果
1. 無法檢測流程與現(xiàn)有組織結構是否匹配：隨著業(yè)務的發(fā)展，不優(yōu)化流程將無法確定流程的正確性，以及與當時所設計的組織結構和各個職能、崗位職能的合理性。這可能導致企業(yè)員工對流程產(chǎn)生厭煩情緒，影響業(yè)務審批效率，甚至拖延業(yè)務的完成。
2. 現(xiàn)有流程設計與實際執(zhí)行力不符：如果流程只是一堆圖紙，但執(zhí)行起來與實際不符，這樣的流程沒有意義。
3. 企業(yè)環(huán)境變化與現(xiàn)有流程不適應：隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，由于人員或業(yè)務的變動，不優(yōu)化的流程將無法適應當前的需求，使用時也會感到困難。
三、流程優(yōu)化對企業(yè)的意義
1. 可以明確企業(yè)的問題和流程優(yōu)化的目標，優(yōu)化流程，明確員工職責等。與流程相關負責人溝通好責任，提高企業(yè)的市場響應能力和競爭力。
2. 明確業(yè)務流程的情況及可改進方向，考慮與現(xiàn)有業(yè)務的承接和延續(xù)性。與相關部門形成共識，確保流程的可行性，減少內部矛盾、職責不清和執(zhí)行不力等問題，使企業(yè)運行更加有序、效率更高。
3. 通過不斷優(yōu)化流程，使之與企業(yè)業(yè)務發(fā)展相適應，并得到各方的認同和共識，促進企業(yè)經(jīng)濟增長。
關于業(yè)務流程和數(shù)據(jù)流程：
業(yè)務流程和數(shù)據(jù)流程是企業(yè)管理中的兩個部分，分別針對業(yè)務和數(shù)據(jù)進行描述。業(yè)務流程圖描述的是具體的業(yè)務過程，而數(shù)據(jù)流程圖則描述的是數(shù)據(jù)的流動和處理。兩者之間有復雜的聯(lián)系。
1. 描述對象不同：業(yè)務流程圖描述的是某一具體業(yè)務的過程，而數(shù)據(jù)流程圖描述的是數(shù)據(jù)流的流動和處理。
2. 功能作用不同：業(yè)務流程圖是對實際業(yè)務處理過程的反映，有助于開發(fā)者理順和優(yōu)化業(yè)務過程。而數(shù)據(jù)流程圖則更注重對信息的流動、傳遞、處理和存儲進行分析。
3. 基本符號不同：數(shù)據(jù)流程圖有特定的基本符號來表示外部實體、數(shù)據(jù)流等。
數(shù)據(jù)存儲環(huán)節(jié)是數(shù)據(jù)在邏輯意義上的存儲過程，不考慮存儲的物理介質和技術手段。通常用長方形條表示數(shù)據(jù)存儲環(huán)節(jié)，圖形右部填寫存儲的數(shù)據(jù)及數(shù)據(jù)集名稱，左邊填寫該數(shù)據(jù)存儲的標識。
處理邏輯加工也稱為處理或功能，包含兩方面內容：一是改變數(shù)據(jù)結構，二是在原有數(shù)據(jù)基礎上增加新內容，形成新的數(shù)據(jù)。通常用長方形表示處理邏輯，圖形下部填寫處理的名稱，上部填寫該處理的標識。
業(yè)務流程圖和數(shù)據(jù)流程圖的基本符號在不同的教材中存在符號不一致的情況，尚未形成統(tǒng)一的標準。例如，有的教材用圓形表示外部實體，有的用矩形表示。雖然符號不同，但表示的含義相同。業(yè)務流程圖中的業(yè)務處理和存儲符號與數(shù)據(jù)流程圖中的相應符號基本一致。兩者都存在箭頭線符號，但含義不同：業(yè)務流程圖中的箭頭線表示信息流向，而數(shù)據(jù)流程圖中的箭頭線表示某一數(shù)據(jù)流，并附有名稱。
業(yè)務流程圖的繪制是根據(jù)系統(tǒng)調查所得的資料，按照實際業(yè)務處理過程，使用規(guī)定的符號繪制在同一張圖上。繪制過程無嚴格規(guī)則，只需簡潔地反映實際業(yè)務過程。通常遵循“自頂向下”的原則。
數(shù)據(jù)流程圖的繪制方法較為復材，按照“自頂向下，逐層求精”的方法進行。首先將整個系統(tǒng)當作一個處理功能，畫出其與周圍實體的數(shù)據(jù)聯(lián)系過程，即頂層數(shù)據(jù)流程圖，然后逐層分析，直至分解到詳細的低層次數(shù)據(jù)流程圖。
繪制數(shù)據(jù)流程圖時需要注意：一般從左到右進行；保持父圖與子圖的平衡；數(shù)據(jù)流至少有一端連接處理框；數(shù)據(jù)存儲輸入/輸出協(xié)調；數(shù)據(jù)處理流入/流出協(xié)調；合理命名并準確編號。
業(yè)務流程圖和數(shù)據(jù)流程圖都是從事物的流程角度動態(tài)地考察分析對象，使用圖形符號抽象地表示調查結果。數(shù)據(jù)和業(yè)務的聯(lián)系體現(xiàn)在數(shù)據(jù)流伴隨業(yè)務過程而產(chǎn)生，是業(yè)務過程的衍生物。數(shù)據(jù)資料基本按組織結構或業(yè)務過程收集，數(shù)據(jù)流程圖的繪制遵循業(yè)務處理的全過程。數(shù)據(jù)流程圖和業(yè)務流程圖存在一定的對應關系，可以通過業(yè)務流程圖導出相應的數(shù)據(jù)流程圖。
關于業(yè)務流程的梳理與解析
對于業(yè)務部門已有的流程，一般較為成熟并整理良好。這些流程往往僅針對當前業(yè)務或部門特定業(yè)務進行整理，未必具備全局性流程完整性。在產(chǎn)品設計過程中，我們必須考慮全局性和未來的可擴展性。
為了深入理解業(yè)務流程，我們需要親自走一遍流程，并形成書面流程圖。隨后，與業(yè)務部門再次核實和校對，因為流程常隨業(yè)務方向變化而變化。我們按照這一方法，逐步完成各個節(jié)點的業(yè)務流程。
明確全業(yè)務流程的關鍵角色是首要任務，即確定哪些人會參與解決問題。解決一個問題往往需要完成多個任務，每個任務由一人或多人負責。我們定義執(zhí)行相同任務的人為一個角色。
針對某一產(chǎn)品，客戶涉及的角色可能不僅僅是單一角色，還可能涉及多個如銷售員、客服、運營人員等。在不同的階段，參與的人員及其參與度都會有所不同。除了直接參與的人員，可能還會有其他如技術人員等間接參與的人員。在初期，我們可能不需要深入挖掘，但需要收集并了解他們的參與作用。
在業(yè)務流程中，關鍵任務節(jié)點是推進業(yè)務進行和在不同角色間流轉的關鍵點。業(yè)務流程路徑反映了整個業(yè)務流程的邏輯。通過識別關鍵節(jié)點的轉化關系及結果，我們可以了解業(yè)務狀況的好壞。
這些是在業(yè)務進行到一定階段需要完成的大階段性目標。這些目標需要進一步的細分處理，拆解成子目標，作為后期頁面切分的依據(jù)。
在業(yè)務流程設計中，如果加入用戶參與的角度，會使整個流程更具針對性和合理性。完整的業(yè)務流程中，參與者大部分是團隊內部成員，加入外部成員后，相當于引入了可以提供反饋和增長動力要素的角色。這一點在流程設計及頁面優(yōu)化調整上起到關鍵作用。梳理業(yè)務流程不是簡單的照搬，需要分析實際場景中各節(jié)點的必要性，以及現(xiàn)有流程是否可以進行優(yōu)化或調整。
從不同角度考察業(yè)務流程的影響因素，例如產(chǎn)品生命周期內不同階段的營銷及管理策略差異、同一場景內不同客戶群體的差異，以及特殊時間節(jié)點和場合下的業(yè)務流程調整等。我們梳理業(yè)務流程的目的是為了方便數(shù)據(jù)采集及分析，分析的成果需要同步給業(yè)務團隊。我們既要站在數(shù)據(jù)分析的角度為業(yè)務團隊提供流程優(yōu)化方案和分析結果，還要提醒他們不同場景下的戰(zhàn)略調整，最終促進業(yè)務增長。
對于梳理業(yè)務流程所需的內容和方法，我們可以通過現(xiàn)場調研、用戶訪談、場景觀察等方式獲取。獲取信息后，我們需要對其進行分類、梳理并歸檔，結果可以通過圖表等形式表現(xiàn)出來。
流程管理的基本特征在于面向客戶產(chǎn)生直接價值增值的業(yè)務流程和管理流程。企業(yè)內的一切流程都應以企業(yè)目標為根本依據(jù)。流程管理的優(yōu)勢在于各節(jié)點的工作由團隊成員負責，并由流程負責人對整個流程成效負責。流程管理也有其局限性，不能單獨應對所有的管理問題。在流程梳理中，我們需要注意流程環(huán)節(jié)與部門、崗位職責的對應，將職能梳理作為輔助手段，以確保部門與崗位職能的全面性。
企業(yè)流程管理主要是企業(yè)管理者對企業(yè)內部進行改革，使每個流程都能從頭至尾由一個職能機構管理。流程管理是保證工作效率提高的關鍵。企業(yè)管理者需要把握好流程中的各個環(huán)節(jié)，以提高工作人員的效率。企業(yè)運行必須以流程為中心，企業(yè)管理軟件需要重視系統(tǒng)的易用性，并確保流程的規(guī)范化和系統(tǒng)化。只有這樣，才能真正提高企業(yè)的核心競爭力并實現(xiàn)長遠發(fā)展。推動企業(yè)辦公高效運轉，實現(xiàn)流程化、系統(tǒng)化管理：
一、整合
企業(yè)辦公系統(tǒng)中集成了全面的管理功能。該系統(tǒng)詳細記錄了每一位客戶的以下信息：
1. 基本概況：涵蓋行業(yè)、企業(yè)規(guī)模、經(jīng)營模式等關鍵數(shù)據(jù)；
2. 聯(lián)系記錄：包括歷史聯(lián)系記錄，便于追蹤客戶溝通情況；
3. 商機與訂單：記錄商機歷史和訂單歷史，掌握銷售動態(tài)；
4. 自定義信息：根據(jù)企業(yè)需求，可錄入其他相關。
二、客戶視角呈現(xiàn)
系統(tǒng)以客戶為中心，提供獨特的客戶視圖功能。此功能構建了完善的客戶跟進系統(tǒng)，幫助企業(yè)完美管理客戶的發(fā)掘、售前跟蹤、售中管理和售后服務等各個環(huán)節(jié)。
三、客戶關系統(tǒng)計分析
系統(tǒng)可根據(jù)行業(yè)、區(qū)域、類型、規(guī)模、分布等多種維度對客戶進行分類統(tǒng)計。通過生成分類統(tǒng)計圖和詳細數(shù)據(jù)表格，企業(yè)管理者能直觀地了解當前銷售形勢，為決策提供數(shù)據(jù)支持。
四、銷售機會與銷售漏斗管理
銷售機會創(chuàng)建后，系統(tǒng)可設定機會的階段與狀態(tài)，自動記錄機會推進歷史。這些數(shù)據(jù)實時進入銷售漏斗統(tǒng)計中，為管理人員預測銷售數(shù)據(jù)、設定銷售目標提供有力參考。
五、庫存管理精細化
倉庫權限獨立設置，確保操作規(guī)范，避免越權操作。系統(tǒng)覆蓋了采購入庫、采購退貨、銷售出庫、銷售退貨等各個環(huán)節(jié)。庫存流水清晰可見，特有的產(chǎn)品交付與庫存對照表，方便實用，助力企業(yè)實現(xiàn)庫存精細化管理。
六、數(shù)據(jù)審批流程優(yōu)化
費用報銷、預支預付、客戶報價、合同/訂單等業(yè)務，均可根據(jù)企業(yè)實際情況靈活選擇審批流程，提高工作效率，保障業(yè)務和資金安全。
七、日程任務一鍵管理
日程安排機制如同用戶的私人助理，合理規(guī)劃工作行程。無論是企業(yè)高層還是基層員工，都能通過此功能實現(xiàn)工作有序進行。
八、辦公郵件便捷溝通
系統(tǒng)支持發(fā)送和接收內部郵件及Internet郵件。特有的郵件代理服務，使用戶即使不能上Internet網(wǎng)也能收發(fā)外部郵件，既滿足了辦公溝通需求，又避免了員工浪費工作時間。
九、靈活部署滿足定制需求
報價單、合同、訂單等文檔均可自定義格式和模板。企業(yè)可統(tǒng)一格式，提升公司形象。系統(tǒng)設計靈活，可根據(jù)企業(yè)規(guī)模和應用模式進行靈活運用和自由擴展。
十、全方位服務體驗升級
企業(yè)只需一次性買斷該系統(tǒng)，無需年復一年的租賃費用。不限制用戶數(shù)量和使用期限，*免費技術支持。一套系統(tǒng)解決企業(yè)所有的管理問題，讓企業(yè)享受全方位的服務體驗升級。
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