管理是一門藝術(shù)，尤其在委派工作任務(wù)時(shí)。委派工作的關(guān)鍵在于找到合適的人選來完成任務(wù)，因?yàn)槿蝿?wù)的完成質(zhì)量直接影響到公司的運(yùn)營(yíng)和效益。那么，如何有效地委派工作呢？
作為公司的高層管理者，你應(yīng)該專注于那些能為公司帶來*利益的活動(dòng)。這些活動(dòng)通常是你的獨(dú)特專長(zhǎng)，也是你能夠?yàn)楣緞?chuàng)造*價(jià)值的領(lǐng)域。而將其他事務(wù)性工作委派給員工則能讓其發(fā)揮專長(zhǎng)和效率。
委派工作時(shí)，首先要明確哪些任務(wù)是關(guān)鍵性的，需要你親自參與，哪些任務(wù)可以委派給他人。帕累托法則告訴我們，公司的大部分成果往往來自于少數(shù)關(guān)鍵任務(wù)。確定這些關(guān)鍵任務(wù)并委派合適的人去完成，是提高工作效率的關(guān)鍵。
確定工作中的關(guān)鍵任務(wù)可以通過回顧過去推動(dòng)公司發(fā)展的項(xiàng)目來實(shí)現(xiàn)?；仡欉^去，找出那些推動(dòng)公司發(fā)展的關(guān)鍵因素，明確哪些任務(wù)需要你的親自參與，哪些可以委派。列出接下來要做的任務(wù)，并思考以下問題：這些任務(wù)是否真正對(duì)公司有益？是否有其他員工能夠更高效地完成任務(wù)？對(duì)于那些不屬于關(guān)鍵任務(wù)的常規(guī)性或低價(jià)值工作，可以記錄下來并委派給其他人完成。
對(duì)于企業(yè)家和公司老板來說，委派工作在一開始可能很困難，因?yàn)橄Ｍ瓶匾磺?。但為了?shí)現(xiàn)*工作狀態(tài)，你必須學(xué)會(huì)委派任務(wù)。成功的商業(yè)領(lǐng)袖如喬布斯、比爾·蓋茨等都懂得委派的重要性。
有效委派工作的步驟包括：找到合適的人選，確保該人具備完成任務(wù)的技能和能夠在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)的能力；列出每日或每周的工作計(jì)劃以便查看并確定適合的人選；清晰交代工作任務(wù)、需要交付的成果、完成時(shí)間以及任務(wù)的重要性；考慮工作計(jì)劃和如何完成這項(xiàng)工作；讓被委派任務(wù)的人復(fù)述任務(wù)以確保理解無(wú)誤；跟蹤任務(wù)進(jìn)展并提供反饋，尤其在長(zhǎng)期任務(wù)中；評(píng)價(jià)員工表現(xiàn)以激勵(lì)其更好的完成工作。
二、如何提高財(cái)務(wù)日常管理工作效率
在日常財(cái)務(wù)管理中，“先單后款”是一種有效的工作方式，即從填制記賬憑證開始，再執(zhí)行款項(xiàng)支付操作。這種方式源于銀行手工賬時(shí)代的實(shí)踐，其好處眾多。
“先單后款”確保了賬務(wù)與業(yè)務(wù)的同步進(jìn)行。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)處理方式往往是先付款再補(bǔ)做憑證，這種方式可能導(dǎo)致下游環(huán)節(jié)等待上游處理的問題，而通過“先單后款”，可以督促上游環(huán)節(jié)加快步伐?！跋葐魏罂睢边€可以避免將來無(wú)法處理業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)，促使業(yè)務(wù)處理者在現(xiàn)在即完成其工作。這在一定程度上能夠消除人性的弱點(diǎn)，提高工作效率。
“先單后款”有助于提前發(fā)現(xiàn)異常狀況。在賬務(wù)處理過程中，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)處理中的不當(dāng)之處。例如支付應(yīng)賬款時(shí)，如果超付，大多數(shù)財(cái)務(wù)軟件都會(huì)提示紅字警告。盡早發(fā)現(xiàn)這類問題有助于及時(shí)進(jìn)行處理并避免資金損失或需要花費(fèi)更多時(shí)間追討。
“先單后款”還能實(shí)現(xiàn)互相監(jiān)督的效果。有上進(jìn)心的出納人員能夠發(fā)現(xiàn)記賬憑證中的錯(cuò)誤，并與賬務(wù)系統(tǒng)的資金日記賬進(jìn)行核對(duì)以確保準(zhǔn)確性并消除錯(cuò)誤于初始階段。
《提升財(cái)務(wù)工作效率的策略研究》
堅(jiān)持在月末結(jié)賬時(shí)也要做到先單后款的策略，確保日清。對(duì)于大多數(shù)企業(yè)來說，資金收付業(yè)務(wù)占總憑證量的比例約一半，先單后款的方法能顯著提高工作效率。將月末的工作分散處理，提前到月初月中完成，避免月末突擊和集中工作，從而減少甚至避免月末加班的情況。
趁熱打鐵，在本月報(bào)表出具后立即開始編制下月的報(bào)表數(shù)據(jù)。將整體工作拆分成小塊，再將這些小塊的工作整合完成。對(duì)于工作中的變化和整合，要綜合考慮并設(shè)置固定的辦理期間，減少因經(jīng)辦人外出帶來的不必要等待。如報(bào)銷時(shí)間的規(guī)定，根據(jù)業(yè)務(wù)量的多少來決定是每周集中一天報(bào)銷還是每日定時(shí)報(bào)銷。
將原來一月處理一次的工作改為每周處理一次，例如出庫(kù)單生成記賬憑證。通過每周處理，月末的業(yè)務(wù)量會(huì)減小，即使出現(xiàn)錯(cuò)誤也更容易查找原因。這種改變雖然會(huì)增加總體工作量，但可以減少月末的工作量。
以出報(bào)表的時(shí)間減去經(jīng)壓縮的財(cái)務(wù)處理時(shí)間（提高效率）來倒推并規(guī)定業(yè)務(wù)部門提供財(cái)務(wù)核算基礎(chǔ)資料的時(shí)間。向其他部門普及財(cái)務(wù)工作是經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)歸納的觀點(diǎn)，要求業(yè)務(wù)部門按時(shí)、準(zhǔn)確地提供原始數(shù)據(jù)。
合理規(guī)劃財(cái)務(wù)部整體與個(gè)人工作，區(qū)分出不同的緊急、重要級(jí)別并自行安排。這里涉及到時(shí)間四象限法的運(yùn)用。時(shí)間四象限法是一種時(shí)間管理的理論，把工作按照重要和緊急的程度劃分成四個(gè)象限。處理順序是先緊急又重要的，接著是重要但不緊急的，再到緊急但不重要的，最后才是既不緊急也不重要的。
對(duì)于第二和第三類的順序問題要非常小心區(qū)分。也要注意第一和第三類的區(qū)分，雖然都是緊急的，但前者能帶來價(jià)值、實(shí)現(xiàn)某種重要目標(biāo)，而后者則不能。修正后的理解是四個(gè)象限是會(huì)轉(zhuǎn)換的，“不緊急不重要”可能會(huì)變成“緊急而重要”，因此要及時(shí)、妥善處理小事情，避免“千里長(zhǎng)堤潰于蟻穴”。領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)將所有工作按標(biāo)準(zhǔn)劃分為四象限，通過“授權(quán)”和“提前規(guī)劃”這兩個(gè)工具來處理不同象限的事項(xiàng)。
關(guān)于浪費(fèi)的問題，不僅包括成本費(fèi)用增加，效率低下也是浪費(fèi)。因此要提高工作效率，減少不必要的環(huán)節(jié)和復(fù)核工作。個(gè)人出錯(cuò)會(huì)導(dǎo)致自己或下游環(huán)節(jié)花費(fèi)更多的時(shí)間來更正錯(cuò)誤。從財(cái)務(wù)角度看，應(yīng)該多做一些工作來節(jié)約下游的時(shí)間。對(duì)于財(cái)務(wù)人員的職責(zé)，應(yīng)該專注于更專業(yè)的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)研究，而不是簡(jiǎn)單的低級(jí)重復(fù)性工作。上級(jí)應(yīng)該消除低價(jià)值工作并培養(yǎng)下屬完成。如果一個(gè)人長(zhǎng)期從事出納業(yè)務(wù)多年而沒有學(xué)習(xí)其他技能，這可能會(huì)導(dǎo)致其職業(yè)發(fā)展受阻。定期梳理工作并去掉不必要的環(huán)節(jié)是必要的改進(jìn)措施。鼓勵(lì)創(chuàng)新并采納有益的建議是提高業(yè)務(wù)水平的重要途徑。
財(cái)務(wù)人員需要不斷自我完善、學(xué)習(xí)和請(qǐng)教。從事財(cái)務(wù)工作注定需要終身學(xué)習(xí)，可以通過讀書、請(qǐng)教、探討等途徑來不斷提高自己。建立良好的人際關(guān)系是很重要的，因?yàn)橛袝r(shí)候需要他人協(xié)助或請(qǐng)專家?guī)椭鉀Q一些難以獨(dú)立完成的業(yè)務(wù)。保證文檔的格式美觀、重點(diǎn)突出不僅體現(xiàn)了個(gè)人素養(yǎng)，還能提高他人查閱的效率。在報(bào)表和數(shù)據(jù)的處理上，要注意勾稽關(guān)系體現(xiàn)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。最后文章指出個(gè)人付出與收獲不對(duì)等是常見的現(xiàn)象，因?yàn)樯鐣?huì)本身是階級(jí)構(gòu)成的。通過提高工作效率和質(zhì)量來獲得更好的回報(bào)是一種可行的策略。對(duì)于財(cái)務(wù)人員來說，常常承擔(dān)著繁重的任務(wù)，工資水平卻處于中等，手中掌握著公司的薪資數(shù)據(jù)，更容易產(chǎn)生內(nèi)心的不平衡。而公司內(nèi)部針對(duì)財(cái)務(wù)部門的升遷和調(diào)薪政策，往往會(huì)引發(fā)更多員工的不滿情緒。
面對(duì)內(nèi)心的失衡，每個(gè)財(cái)務(wù)人員都需要保持冷靜的心態(tài)。事情往往不會(huì)因我們的喜好而改變，就像那句詩(shī)所說：你見或者不見我，我就在那里，不悲不喜。無(wú)論你對(duì)公司的政策是接受還是疑惑，情感都在那里，不會(huì)因你的選擇而改變。
每個(gè)人都有自己的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，無(wú)論是口才、計(jì)算機(jī)技能，還是家庭背景等，這些都是個(gè)人資源。更重要的是，我們要學(xué)會(huì)如何利用這些資源，發(fā)揮個(gè)人特長(zhǎng)，正如“尺有所長(zhǎng)，寸有所短”，我們無(wú)需妄自菲薄。
如果每位財(cái)務(wù)人員都能平靜地分析自己的長(zhǎng)處和短處，減少內(nèi)部摩擦，和諧人際關(guān)系，把精力投入到實(shí)際工作中，效率自然會(huì)提高。正如俗話所說，“男女搭配，干活不累”，合理的團(tuán)隊(duì)組合能夠激發(fā)更大的工作熱情。
要實(shí)現(xiàn)集體的積極向上，基礎(chǔ)在于個(gè)人的積極向上。如果個(gè)人態(tài)度消極，可以選擇淘汰機(jī)制下車。現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理不再需要大鍋飯式的平均主義，所有人都應(yīng)該明白成績(jī)代表過去，老板關(guān)注的是現(xiàn)在和未來。我們要通過優(yōu)化流程來激發(fā)個(gè)人的積極性，同時(shí)保持上進(jìn)心和對(duì)未來的期待。
關(guān)于提高效率的目的，每個(gè)人的看法可能都不同。我認(rèn)為提高效率是為了獲得相應(yīng)的收益，可能是為了縮短工作時(shí)間、有更多的學(xué)習(xí)時(shí)間、提升自己的能力或是獲得他人的認(rèn)可等。同時(shí)財(cái)務(wù)效率應(yīng)該與公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)發(fā)展相匹配或超越之。最后財(cái)務(wù)效率應(yīng)得到老板的認(rèn)同和獎(jiǎng)勵(lì)，而不是被當(dāng)作無(wú)條件付出的老黃牛。既是提醒財(cái)務(wù)人員也是提醒老板，如果覺得被對(duì)待不公，需要采取行動(dòng)維護(hù)自己的權(quán)益。
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